Deze professionals moet je inhuren bij het organiseren van een evenement

Mitchel Overstee
30 mei 2024
professional voor licht en geluid inhuren evenement

Als je het jezelf echt moeilijk wilt maken kun je natuurlijk alles zelf regelen voor het evenement. Maar het is natuurlijk veel makkelijker en vaak minder stressvol om dit aan professionals over te laten. Vele handen maken namelijk licht werk. Bovendien kun jij je dan bezighouden met belangrijke zaken, zoals wat doe je aan op je event en welke kleur nagellak moet je op? Daarom hebben wij voor je op een rijtje gezet welke professionals je moet inhuren bij het organiseren van een evenement.

Evenementenbureaus

Afhankelijk van hoe groots je het allemaal wilt aanpakken kan het verstandig zijn om een evenementenbureau in te huren. Evenementenbureaus maken van A tot Z een onvergetelijk evenement. Of het nu op een bruiloft, bedrijfsborrel of gewoon een verjaardag gaat. Om het voor jezelf nog iets makkelijker te maken is het handig om op voorhand onderzoek te doen naar welk soort evenementenbureau je wilt inhuren. Ieder evenementenbureau heeft ieder zijn eigen kwaliteiten en expertise bij het organiseren van een evenement.

Evenementenlocatie

De eventlocatie of feestzaal bepaalt voor een groot gedeelte de uitstraling en sfeer van je evenement. Het is dus belangrijk om een juiste evenementenlocatie te vinden die jouw feest onvergetelijk maakt. Je kunt hierbij kiezen om dit volledig over te laten aan het evenementenbureau, maar je kunt ook zelf op zoek gaan naar een geschikte locatie. Als je het iets kleiner aan wilt pakken kun je er ook voor kiezen om een tent te huren. Belangrijk is om rekening te houden met de praktische aspecten bij het kiezen van de evenementenlocatie.

Catering

Een partycateraar kies je niet zomaar. Je wilt immers dat er fatsoenlijk eten aanwezig is waar je gasten blij van worden. Ook bij een evenement gaat de liefde van eten bij de gasten door de maag. Catering is dus erg belangrijk en moet aansluiten bij de doelstelling van je evenement en de gasten. Maar waar moet je allemaal op letten bij het huren van de juiste cateraar?

  • Kijk of de hapjes door de cateraar lekker en origineel zijn.
  • Biedt de cateraar de mogelijkheid voor bediening aan? Zo ja, kijk dan ook of de bediening vriendelijk en verzorgd is. Vaak kun je dit terug vinden in reviews bij klanten die je voor zijn geweest of wellicht door op hun website of social mediakanalen te kijken naar eerdere evenementen die ze hebben verzorgd.
  • Hoe ziet de presentatie eruit?
  • Werkt de cateraar volgens de HACCP-normen (Hazard Analysis Critical Control Points)? Dit is een Europese norm die voorwaarden oplegt voor opslag, transport, bereiding en het opdienen van voeding. Het biedt dus een aantal garanties.
  • Ga na of de cateraar bepaalde faciliteiten nodig heeft. Bereid de cateraar alle hapjes op voorhand voor of zijn er eisen zoals een keuken nodig om de gasten te voorzien van de hapjes. Ga ook na of de cateraar al het servies verzorgt of dat je dit zelf moet regelen. In de meeste gevallen komt de cateraar met al zijn benodigdheden in een soort bestelbus. Hierin kunnen alle materialen in een keer worden vervoerd. Wil je hier meer over weten? Lees hier waarom bestelbussen zo belangrijk zijn.
Lees artikel  Deskundige begeleiding van een projectconsultancy- en adviesbureau

Muziek

Muziek is een belangrijk element dat de sfeer van je evenement kan maken of breken. Het kiezen van de juist muzikanten of dj’s is daarom belangrijk. Hier zijn enkele tips:

  • Bepaal welke muziekstijl het beste past bij jouw evenement en gasten.
  • Zoek naar reviews en eerdere optredens van de muzikanten of dj’s om een idee te krijgen van hun ervaring en professionaliteit.
  • Bespreek van tevoren duidelijke afspraken over de tijdsduur van hun optreden en eventuele technische benodigdheden.
  • Overweeg om een geluidsbedrijf in te huren om ervoor te zorgen dat de geluidskwaliteit optimaal is. Vaak kun je bij een geluidsbedrijf verschillende apparatuur huren, zo ook de benodigde randapparatuur voor een dj set. Klik hier om een dj set te huren.

Licht

Licht wordt vaak over het hoofd gezien, maar is een belangrijk element voor je evenement. Goede verlichting kan de uitstraling van de locatie versterken en de aandacht vestigen op belangrijke elementen van je evenement.

  • Huur een lichtspecialist in die ervaring heeft met evenementen. Zij kunnen je adviseren over de beste verlichting voor jouw specifieke locatie of thema.
  • Overweeg verschillende soorten verlichting, zoals sfeerverlichting, podiumverlichting en accentverlichting. Zo creëer je een dynamische en aantrekkelijke omgeving.
  • Test van tevoren de verlichting op de locatie om er zeker van te zijn dat alles naar wens is. Zorg ook voor back-up apparatuur om eventuele technische problemen op te vangen.
  • Maakt gebruik van kleurrijke verlichting om de gewenste sfeer te creëren en belangrijke momenten tijdens het evenement te accentueren.

Beveiliging

Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert kan het nuttig zijn om beveiliging in te huren. Deze professionals kunnen tijdens het evenement het toezicht en de orde bewaren. Zo kunnen zij ingrijpen op momenten dat dit nodig is. Je zorgt ervoor dat de rust en veiligheid wordt gegarandeerd tijdens het evenement.

Decoratie

Decoratie voor evenementen bepaalt voor een groot gedeelte de uitstraling van het evenement en de beleving van je gasten. Het gaat hierbij om de totale sfeerbeleving. Je kunt hierbij kiezen om de locatie volledig in te richten in een thema, maar je kunt er ook volledig je eigen draai aan geven. Ook kun je enkele bijzondere eye catchers plaatsen om de juiste sfeer te creëren.  

Met deze professionals aan je zijde, wordt jouw evenement gegarandeerd een succes!